會所小組

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駿景園第二十七屆業主委員會會所小組第一次會議記錄

駿景園第二十七屆業主委員會會所小組第一次會議記錄

日期	：	二零二四年六月二十五日 (星期二)
時間	：	晚上八時
地點	：	駿景園會所地下閱覽室
出席者	：	袁銘成  (召集人)	–	小組召集人
		趙偉標	–	小組成員
		陳清雲	–	小組成員
		李秀媚	–	小組成員
		黃利	–	小組成員
		呂慕選	–	小組成員
		何少馨	–	小組成員
		張志明	–	小組成員
		張月嬌	–	小組成員
		周啟誠	–	小組成員
		啟勝管理服務有限公司
		盧錫恩先生	–	啓勝管理服務有限公司
		陳卓超先生先生	–	啓勝管理服務有限公司
		陳俊娜女士	–	啓勝管理服務有限公司
		陳貞潔女士		啓勝管理服務有限公司
缺席致歉	：	林笑芳	–	小組成員
		陳寶安	–	小組成員
		李柏雄	–	小組成員
		陳康	–	小組成員
		周錦安	–	小組成員
		奚小蛟	–	小組成員
列席住戶	：	–	–

 

於既定時間內，開會人數已符合開會人數要求，小組召集人袁銘成先生宣佈會議正式開始。

 

啟勝提醒各小組成員，在進行討論或投票揀選承辦商承接屋苑工程或服務時，如小組成員認識或與承辦商有私人或商業往來關係，應主動申報利益；而管理公司如遇上述情況，亦會作出利益申報。

 

 

 

	會議內容	跟進
1.	歡迎各小組成員
	召集人袁先生歡迎各小組成員的加入，本屆會所共有16位成員。會議上各出席成 及服務處代表均作自我簡介。	記錄
2	議程常規
	服務處表示，小組會議常規以業主委員會手冊作藍本，涉及小組會議的內容包括： –          小組的功能 –          小組的招募方法 –          小組成員的上限及下限 –          小組的財務運用權 –          推選召集人及召集人任期 –          召集人未能出席會議的特別安排 –          召開會議的最低人數 另外，服務處報告，按業委會會議指示修訂業主委員會手冊，一致通過取消小組五萬元非經常性開支的修訂。	記錄
3.	跟進上次會議記錄事項
3.1	會所人手編制安排
	會所於5月份已增聘2名助理會所主任及多名兼職會所助理，以填補空缺，及應付椰林閣泳池開放之人手需求。現時會所正積極從不同渠道聘請餐廳員工及會所助理等前線人員，以符合會所人手編制。	記錄
3.2	討論加裝閉路電視
	基於安全考慮及保障各使用者，早前委員建議於會所內加裝閉路電視。服務處檢視現有閉路電視之覆蓋範圍，建議於現時欠缺範圍的位置如部份設施房，各出入口，公共空間等加裝，以增強安全性。服務處將提供加裝位置圖予委員以小組供參考及討論。	啟勝
3.3	增設長者活動設施
	服務處就有關改善工程早前向供應商取得資料，內容為更換八座對出之圓型遊樂場地蓆及加裝戶外健身設施。經小組討論，建議四款大眾化的健體款式，包括健騎機，太極推手器、拉手器等。服務處將進行報價邀請。	啟勝
3.4	匯報會所網球場防水及塗層面工程
	駿景園四個網球場使用多年，球場表面已經多處出現磨損，服務處過往都有安排承辦商完成局部表面修補，但始終都欠缺全面性，此外，較早前服務處已安排檢測公司於1樓天花位置進行紅外線檢查，發現四個網球場的防水層都有不同程度損耗，引致對下會所及停車場有滲水情況。因此工程部正計劃草擬翻新四個網球場連防水層標書。 工程預算時間表更新如下： No. 項目 正式/預算完成時間 1 編寫標書 2024年7月中旬 2 提交予內部審批 2024年7月中旬 3. 提交工務小組及業委會審批 2024年8月上旬 4. 進行招標及投標流程 2024年8月中旬 5. 回標 2024年9月上旬 6. 標書諮詢 2024年9月中旬 7. 標書分析及提交內部審批 2024年9月下旬 8. 呈交工務小組審批 2024年10月上旬 9 提交業委會議決 2024年10月中旬 10. 準備內部文件及判標 2024年10月下旬 11. 訂購物料 2024年11月 12. 開展工程(暫定網球場1號) 2024年12月 13. 開展工程(暫定網球場2號和部分3號) 2025年1月 14. 開展工程(暫定網球場部分3號和4號) 2025年2月 15. 完成日期 2025年3月	啟勝
3.5	跟進更衣室儲物櫃借用事宜
	服務處於早前接獲小組成員意見，討論更換更衣室儲物櫃鎖事宜。服務處聯絡相關供應商並取得資料及報價。經小組討論後，將由會所職員繼續密切監察儲物櫃有否被濫用之情況。如濫用情況未有改善，將加強借用措施，包括借用時收取按金,，逾期佔用罰款等。
3.6	泊車優惠使用期限
	有關餐廳現時發出之泊車優惠券有效期為當月可使用，為避免造成濫用，將由現時之當月有效使用更改為當日有效使用。服務處已向承辦商取得有關調整之報價，會安排承辦商跟進。預計8 月內完可完成。
4.	報告及討論事項
4.1	住戶及訪客出入會所安排
	服務處早前發出通告，提醒住戶有關發現非駿景園住戶使用門禁密碼進入會所，享用會所之設施。為保障住戶之安全及利益，防止非屋苑住客濫用會所設施，服務處提醒住戶切勿外洩屋苑密碼，另考慮取消門禁密碼進入會所之可能性。	記錄
4.2	會所暑期班報告
	服務處表示，暑期期間已安排興趣班及泳班予本屋苑住户，並於5 月尾推出及接受報名。暑期班由 2024年7月15日至2024年8月23日期間舉行，本年度共開辦42班暑期班。住戶反應熱烈，將於本月26日號截止報名，預計有26班成班。
4.3	會所設施維修匯報及跟進情況如下︰     損壞項目 跟進情況 1). 一期會所一樓女更衣室1號及2號廁格天花滲水 已有報價，待安排工期 2). 一期會所一樓女更衣室儲物櫃對上天花還原工程 預計8 月完工 3). 一期會所西餐廳近防煙門牆身滲水 待報價維修 4). 一期會所一樓樓梯位置天花滲水 待報價維修 5). 一期會所地下男更衣室更換去水喉 預計8月完工 6). 一期會所地下閱讀室天花滲水 預計7月完工 7). 一期會所地下走廊及中庭天花滲水 待報價維修 8). 一期會所羽毛球場更換地板工程 (部份地板) 預計6月完工 9). 一期會所地下健康舞蹈室更換地板工程 待報價維修 新加入之工程維修項目 10). 一期會所地下壁球室天花滲水 預計8月內完工 11). 一期會所整體冷氣嚴重不足，主要位置包括羽毛球場、健康舞室、一樓閲讀區及餐廳範圍以及二樓大堂。 待報價維修 12). 以加強使用安全考慮，會所各需要位置加裝閉路電視，包括樓梯位置、餐廳位置等 待報價 13). 會所餐廳宴會廳更換地毯工程 待商討物料及進行報價 14). 會所餐廳宴會廳射燈更換LED 燈工程 待報價   小組成員就會所設施及管理提出意見如下： 1.       小組成員建議考慮羽毛球場地板改用較耐用性的物料，以解決地板不平情況，減低使用的危險性﹔ 2.      小組成員表示，應按緩急先後盡快更換老化問題的設施。
	服務處會就上述意見跟進相關事宜。
4.4	泳池私教事宜
	就會所守則規定，「除服務處批准之教練外，任何人士不可於會所範圍內進行教練工作活動」。服務處如發現懷疑非本苑授權之游泳教授活動，會所職員將作出查核，並即時對住戶作出勸喻及通知，不可於會所範圍內進行教練工作活動，有關事件將紀錄作日後參考及统計。如有再次違規的情況，服務處將向有關人士發出「違反屋苑之會所使用守則」之警告信。若情況未有改善，服務處將不排除行使會所使用守則內列明之條例。
5.	其他事項
5.1	住戶意見
	2024年3月16日至 2024年6月10 日 泳池 康樂設施 餐飲 其他 讚賞 意見數目 4 6 4 5 2   反映意見方式 意見 (攝要重點) 服務處跟進工作 電子渠道 有關恆常課程或暑期課程，可考慮增加一些退休人士或長者的健體課程，例如水上健身操、簡單伸展運動等等。 服務處將聯絡服務承辦商提供有關課程資料。 電子渠道 住戶提議於室內泳池及室外按摩池梯級之間位置加設扶手，以方便長者或有需要人士上落。 服務處表示會考慮有關建議，已聯絡服務承辦商提供資料及報價。 電子渠道 住戶反映會所中餐廳及西餐廳冷氣嚴重不足。 中餐廳冷氣已回復正常，西餐廳之冷氣設備已更換部份零件，但仍需跟進。 電子渠道 住戶反映餐廳宴會廳房內有氣味及有蝨。 服務處已隨即安安排清洗地氈及滅蟲服務。另考慮到現時地毯已使用多年及損耗殘舊，將計劃更換新的地氈或轉用其他物料取代。 電子渠道 住戶反映室內兒童遊戲室的設施太殘舊及不足夠，很不吸引。建議投放資源，改善環境，例如重新裝修，更換地板、更換一些較光亮的燈，購入較大型的室內滑梯攀爬架等。 服務處已將部份殘舊及損壞之玩具扔棄，將購置新的玩具。另將邀請承辦商到場視察及提出改善建議。
5.2	健身室駐場健身教練服務合約
	服務處表示，會所現時提供之健身教練服務合約將於6月30日完結，新合約之報價回覆達22%的增幅。經小組討論後，考慮到此服務使用率一直偏低，基於成本效益的考慮，將安排於2024年6月份合約期滿後，將有關服務時間調整為每星期一日或以健身體驗日之形式取代。	啟勝
5.3	餐飲廚餘回收
	服務處匯報，就即將於本苑推行之環保署「私人屋苑智能廚餘回收桶試驗計劃」，環保署將額外提供傳統廚餘回收桶予本苑，用以收集會所餐飲所產生的廚餘, 運送到屋苑的指定地點暫存（如垃圾房），一併由環保署的廚餘承辦商作每日回收。
6.	下次會議日期
	下次會所小組之會議日期待定

 

會議於晚上十時二十五分結束。

 

 

 

____________________________

備註：	本小組會議之所有討論及議決案，僅供經理人參考及在專業詳細判斷後加以 採納及推行。業委會提醒經理人及/或其代理人：根據本園公契第三章列明， 本園所有管理政策之製訂及執行，皆由經理人，及/或其代理人全部承擔。

小組召集人    袁銘成先生

 

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