2019 – 駿景園業主委員會(第二十三屆)第六次會議紀錄

駿景園業主委員會(第二十三屆)

第六次會議記錄
日期:2019年11月12日(星期二)
時間:晚上八時至十時十五分
地點:駿景園會所地下閱讀室

出席:業主委員

(第五座) 郭覺源先生 – 主席

(第九座) 葉偉華先生 – 副主席

(第二座) 鄒宇熙先生 – 秘書

(第三座) 劉偉堅先生

(第六座) 何偉樂先生

(第七座) 陳煒冰女士

(住宅停車場) 李秀媚女士

管理公司代表

吳偉強先生 – 高級物業經理 經理人:“駿景園物業管理有限公司” (駿景物管)

甘蔭明先生 – 副總經理

林美鳳女士 – 助理總經理

劉展鵬先生 – 物業及設施經理

黃偉祥先生 – 助理物業及設施經理 由經理人所委任之提供服務公司:

蒲詠恩女士 – 高級會所經理 “啟勝管理服務有限公司”(啟勝)

羅俊傑先生 – 高級工程服務主任

方卓傑先生 – 高級物業主任 (兼任記錄)

駿景廣場代表

余耿聰先生 – 商場事務經理

缺席致歉:劉潔玲女士 (第一座)

周浩良先生 (第十座)

周啟誠先生 (第十一座)

–既定時間已符合開會人數要求,主席郭覺源先生宣佈會議正式開始。

跟進
1. 確認上次會議記錄 相關單位
確認會議記錄時,以5名委員贊成及2名委員棄權的情況下通過第五次會議記錄。

記錄
2. 跟進上次會議記錄中之事項
2.1 業委會網頁進度 記錄
啟勝報告已更新業委會網站內容,並已於10月2日向各業戶發出登入密碼。

主席表示業委會網頁排版欠理想,須作出修改。啟勝表示,會於星期四會議上再收集委員的意見後,安排承辦商作出改善。

2.2 有關屋苑污水水渠沙井回湧事宜 啟勝

服務處於2019年11月7日與渠務署代表到車廠視察,渠務署亦明白在路軌旁進行維修污水渠的困難。現正與港鐵相關部門磋商進入馬場站範圍,嘗試協助以CCTV檢查污水渠狀況。

啟勝亦已提供有關污水渠圖予渠務署,待渠務署協助提供長遠解決方法。

2.3 更改業主委員會社團幹事 記錄
啟勝報告秘書鄒宇熙先生已簽署文件,啟勝已於11月1日遞交至警務處社團事務處作出更新。

2.4 研究更換屋苑正門扶手電梯為變頻節能扶手電梯 啟勝
啟勝報告正草擬更換屋苑正門扶手電梯為變頻節能扶手電梯工程標書文件,預算11月下旬作招標。

2.5 要求渠務署在屋苑範圍對出(落路下迴旋處附近)接駁至政府排污管道 記錄
啟勝報告渠務署分別於2019年9月26日及2019年10月10日發出回覆信件,服務處已電郵發送予各委員查閱。

3. 報告/討論/審議下列事項
3.1 各小組工作報告
3.1.1  保安、交通及停車場小組 啟勝
啟勝報告保安、交通及停車場小組第四次會議於2019年11月15日舉行。

有關2020年至2023年穿梭巴士服務合約事宜,啟勝報告已於8月30日截標及在9月5日開標,共接獲兩份回標。有關標書分析已按雙信封制度作評分,並將會安排於2019年業主周年大會上作出議決。

3.1.2  會所小組 啟勝
啟勝報告會所小組第四次會議已於2019年10月3日舉行。會議文件中已夾附有關的重要事項行動摘要供委員參考,請參閱附件一。

各委員對小組報告有以下意見:

1. 就研究改變桌球室之可行性,主席查詢承辦商有否提交建議書。啟勝回覆就桌球室改為多用途活動室工程,有承辦商初步報價約為$500,000;有委員提出會所應記錄桌球室的使用率,增加改變桌球室用途的理據。

經討論後,由於上述改動仍在初步報價階段,啟勝建議先收集各委員及小組成員意見後進行招標,再待下年度業主週年大會待業主決定是否作出有關改動。

2. 就八達通住戶證系統登記情況,啟勝報告現時已接收約500份申請表格,並已大致完成第一及第二座申請表,正處理第三及第五座申請表。

主席查詢申請表是否必須附上個人相片;啟勝回覆相片用途為於業戶預訂會所設施場地時作核對身份之用,因此須提交近照。但為方便住戶,如未能提交相片,可選擇以電話傳送自拍相片至服務處電話,由服務處職員將代為處理。

3. 有關會所泳池保養及救生員服務合約事宜,啟勝報告已於8月30日截標及在9月5日開標,駿景閣及椰林閣分別接獲五份及四份回標。有關標書分析已按雙信封制度作評分,並將會安排於2019年業主周年大會上作出議決。

4. 就會所付款系統事宜,早前會所餐廳及地下接待處已增設Alipay及Wechat Pay付款,並受業戶歡迎,而且手續費較八達通便宜,故建議將於此服務引進到訂場及游泳設施。各委員對此安排並無異議。

5. 就檢討壁球室場地轉用途之安排,啟勝建議修改現時訂場規則以提高使用率,包括業戶可提早於72小時前預訂該設施,而此設施亦可作乒乓球、踢毽、跳舞及瑜伽等。各委員對此安排並無異議。

6. 就餐廳外賣送遞服務事宜,啟勝報告因人手調配困難,建議由2019年12月起逢星期六、日及公眾假期停止外賣送遞服務。各委員對此安排並無異議。

此外,啟勝建議由2019年12月起將外賣及堂食之午市粉麵飯菜譜的價格作輕微調整,而價格調整是按食材成本計算。另外賣自取9折優惠及堂食茶錢維持則不變。日後如更改餐牌,於制定價格時亦會按食材成本計算,並會於修改餐牌後以報告形式知會業委會。各委員對此安排並無異議。

3.1.3  法律、財務及合約小組 啟勝
啟勝報告法律、財務及合約小組第三次會議於2019年8月15日舉行,會議文件中已夾附有關的重要事項行動摘要供委員參考,請參閱附件二。

啟勝報告有小組成員反映現時開標時沒有安排法律、財務及合約小組成員參與,要求日後加入小組成員,以加強監察。

有委員查詢現時開標安排及執行情況。啟勝回覆現時由業委會、經理人及啟勝代表一同開標,亦會發出通告邀請各業戶到場列席監察。

經討論後,業委會認為現有安排已具透明度。啟勝會維持現時開標安排及另外發出電郵予法律、財務及合約小組成員可到場列席監察。

3.1.4  清潔、園藝及環境保護小組 啟勝
啟勝報告清潔、園藝及環境保護小組第四次會議於2019年10月4日舉行,會議文件中已夾附有關的重要事項行動摘要供委員參考,請參閱附件三。

各委員對小組報告有以下意見:

1. 就野鴿事宜,有委員表示近大閘花槽發現有野鵨聚集,要求在該位置使用驅鳥劑,以減少白鵨聚集。啟勝將安排跟進有關事宜。

2. 就屋苑燈光時宜,主席表示公眾公園偏暗,要求加裝太陽能壁燈。另亦有委員表示平台有位置偏暗;啟勝將安排視察及進行評估,再研究加裝太陽能壁燈的可行性,以提高光亮度。

3. 就草地保養事宜,有委員查詢現時草地情況及保養安排,主席亦查詢施肥標準;啟勝回覆近半年草地已有改善,現時每月進行兩次保養,包括除草、施肥等,並已完成第十次保養週期,現時正密切監察草地情況及審視施肥標準。

3.1.5  維修及工務小組 啟勝
啟勝報告維修及工務小組第五次會議於2019年8月21日舉行,會議文件中已夾附有關的重要事項行動摘要供委員參考,請參閱附件四。

有委員表示平台車路木橧石顏色略有不同,查詢現時更換進度;啟勝回覆正陸續更換相關木橧石及重鋪圖形。

3.2 跟進會所南翼AHU 房石屎維修工程事宜 啟勝
就有關事宜,啟勝已於2019年10月16日就會所南翼AHU 房石屎維修工程進行公開招標,並於11月6日截標及於同日開標,共有5間公司回標,現正進行標書分析。

商場代表表示已收到啟勝通知回標價,並已轉交商場保險公司作處理。另外,商場代表希望盡快收到由住宅聘請的顧問資料,以盡快完成聯合專家報告,商場會在審視報告後再作決定。

主席查詢有關工程是否須待商場保險公司批核後才能進行;商場代表回覆已正式提交予保險公司申請申索,惟仍需要他們回覆。啟勝補充,有關個案現正待保險公司安排公証行到場視察。

主席表示,希望商場保險公司盡快提供處理此個案的時間表,啟勝會作出跟進向保險公司查詢。由於時間緊迫,啟勝須盡快報價,截止報價後安排委員一同面見各顧問以揀選合適專家顧問,亦希望三星期內完成聯合專家報告,以便有關AHU房盡快完成工程,以趕及於2020年夏季前完成,以免影響會所運作。

最後,主席要求商場代表收到聯合專家報告後,於兩星期內作出回覆會否負責有關維修費用。商場代表表示,待完成聯合專家報告及保險公司回覆後,呈交公司考慮後再作回覆。

3.3 議決以大廈基金支付更換住宅食水泵15台及沖廁水泵6台 啟勝
由於住宅多台食水泵及沖廁水泵已老化,需安排更換。啟勝已於2019年9月18日就採購水泵之標書進行公開招標,共有兩間公司回標,所有回標均符合標書之條款要求,最低標公司報價為「海力勤機械有限公司」,標價為$4,642,100。

採購水泵承辦商 投標價
1. 海力勤機械有限公司 $4,642,100
2. 啟華工程有限公司 $5,638,000

由於「海力勤機械有限公司」標價最低及香港指定供應商,費用為$4,642,100,故服務處建議向「海力勤機械有限公司」購買水泵。

另外,啟勝已於2019年7月20日就安裝水泵工程之標書進行公開招標,只有一間公司回標,經標書查詢後,回標符合標書之條款要求,有關公司報價為「啟華工程有限公司」,標價為$648,000,故啟勝建議由「啟華工程有限公司」承辦安裝水泵工程。

綜合以上購買及安裝住宅食水泵15台及沖廁水泵6台工程,工程總價為$5,290,100。有關支出將由大廈基金支付,而經理人酬金將按業委會要求調底至實際支出的5%進行審批。

於會議上各委員進行投票,一致贊成通過以大廈基金支付上述工程費用。

3.4 議決以大廈基金支付第3、5座及第10、11座共用大堂天面防水工程 啟勝
由於第3、5座及第10、11座共用大堂天面防水已老化,需安排進行防水工程。啟勝已於2019年9月3日就上述標書進行公開招標,共有4間公司回標,所有回標均符合標書之條款要求,最低標公司報價為「保誠工程有限公司」,標價為$1,307,000 。

承辦商 投標價
1. 保誠工程有限公司 $1,307,000
2. 力拓工程有限公司 $1,674,800
3 進滙 (亞洲) 有限公司 $1,774,000
4. 香港雅士達- 百利加有限公司 $1,993,500

由於「保誠工程有限公司」標價最低,費用為$1,307,000,故啟勝建議由「保誠工程有限公司」承辦工程。

按上次會議報告,啟勝已就標書分析於2019年10月24日在業委會群組中及電郵通知各委員,並作出投票,共7名委員在業委會群組中贊成,故將於今次會議時作出追認。

有關支出將由大廈基金支付,而經理人酬金將按業委會要求調底至實際支出的5%進行審批。

另有委員查詢上述工程提早在業委會群組中投票的原因;啟勝回覆由於上次會議已匯報分析,亦希望能於明年雨季前作出工程,故服務處於上次會議上已表示會先在業委會群組投票,並在今次業委會會議上作出追認。

3.5 屋苑保險服務合約 啟勝
駿景園現時之屋苑保險服務合約(包括財產全險、公共責任保險,金錢保險及勞工保險)將於2020年1月15日屆滿。現時承辦商為「招商海達保險顧問有限公司」。

服務處已於2019年9月24日至10月15日進行公開招標,共有兩間承辦商回標。經標書分析後,最低標公司為「招商海達保險顧問有限公司」,標價為$1,511,016.62。

業委會及啟勝代表已於2019年11月7日與兩間回標公司進行見標,由於兩間回標公司墊底費未能完全符合標書要求,經分析及討論後,會上委員對墊底費並無異議。另委員亦要求議價,結果兩間公司均維持回標價錢。

由於「招商海達保險顧問有限公司」標價最低,故啟勝建議下年度保險服務合約(即2020年1月16日至2021年1月15日)由「招商海達保險顧問有限公司」承辦。

有委員查詢上述服務合約只有兩間公司回標,要求審視招標情況;啟勝回覆上述服務合約已進行公開招標,包括刊登報紙、上載至樓宇通及寄標予十五間保險公司,以提高回標率。

於會議上啟勝查詢各委員意向,共5名委員贊成、1名委員反對及1名委員棄權,故「招商海達保險顧問有限公司」將承辦下年度保險服務合約(即2020年1月16日至2021年1月15日)保險服務合約。

3.6 審核2020年度屋苑管理預算案(已完成諮詢階段) 啟勝
就2020年度屋苑管理預算案事宜,服務處已於10月10日至10月25日完成諮詢各業戶,期間未有接獲住戶意見。

為維持屋苑財政穩健,啟勝建議確認早前草擬的2020年度管理預算案,即2020年維持現有管理費水平。另住宅大廈基金供款額則建議維持不變及繼續收取,並會在2019年度業主週年大會上作出檢討。

就住宅停車場大廈基金事宜,服務處建議由2020年7月1日起作出額外供款至住宅停車場基金,有關建議將在2019年度業主週年大會上作出議決,而預算每車位每月供款額約$10 – $40,待業主週年大會由車位業主投票決定。

2020年度管理費

1. 第一、六至七座管理費維持現時平均每呎建築面積$2.09;

2. 第二、三及五座管理費維持現時平均每呎建築面積$2.22;

3. 第八至第十一座管理費維持現時平均每呎建築面積$2.03;及

4. 住宅停車場管理費維持每車位每月$280。

各委員對2020年屋苑管理預算案安排沒有異議。

3.7 2019年度業主週年大會議程 啟勝
啟勝報告2019年度業主週年大會將於2020年2月15日舉行及在會上報告議程項目,由於穿梭巴士服務合約回標價錢逾一千八百萬,費用龐大,故已安排於議程較前位置議決。

另外,由於議程項目較多及減低流會風險,啟勝建議審視議程發問人數及時間。經討論後,每項議程發問人數修訂為四人及發問時間為兩分鐘。

啟勝向業委會查詢,會否考慮委派委員收集授權書而不代表投票,以減低流會機會。經討論後,主席及委員認為各住戶須自覺參與屋苑事務,故不會委派委員收集授權書而不代表投票。

此外,主席表示有業戶會發問議程外事項及對議程內容有疑問,故要求在最後一項議程,增加一項「業主就其他事項提問」的時間。

另外,有委員建議,由於是次業主大會議程很多,服務處在制作簡介展板時,可在展板旁設置提問收集箱,讓服務處可預早解答業戶疑問。啟勝會作出有關安排。

3.8 商討如何在本屆區議會完結前追討區議員欠款 啟勝
委員何偉樂先生避席。

由於事件涉及區議會候選人,啟勝提醒各委員於選舉期間應避免詳細討論。而本區候選人包括周曉嵐先生,何偉樂先生及蕭顯航先生。

主席查詢啟勝追回欠款方法;啟勝回覆會按既定程序跟進,亦已在10月17日發出第一封繳款通知信件,如未能於限時前繳付,會再發出追繳通知,仍然欠繳則會透過「小額錢債申索」作出追討。

有委員查詢早前為何只透過「小額錢債申索」追討部份欠款,而相關人士是否於上次會議前知悉欠款事宜;啟勝回覆當初先就2017年8月及9月的派發傳單費用作出追討,經過多番追討後,結果入禀小額錢債審裁處作出申索,並成功收回有關欠款。於2019年9月26日第五次業委會會議上,有委員提出尚有其他欠款尚未追討,故服務處翻查記錄後,按程序繼續追討2017年11月及12月的派發傳單費用。由於有關情況先在上次會議內討論,故相關人士於上次會議前並不知悉欠款事宜。

副主席表示當初於業委會會議上就修改屋苑守則作討論,而有關議員亦在場參與是次會議,故不存在不知悉的解釋。

啟勝補充已在2017年6月發出「屋苑派發宣傳單張安排」通告,亦在2017年11月30日作輕微修訂。通告內容如下:

1. 除服務處資訊,服務處代政府發放資訊及現時免費報紙外,所有單張,不論商業/非商業宣傳單張/刊物,一律不接受放置於各座大堂公眾地方。

2. 所有外來人士 / 團體派發商業 / 非商業宣傳單張 / 刊物 - 可申請付費派發至信箱,以每張A4紙計算,每次收$2,504 (即每戶$1);有關收費適用於自行派發或由服務處代入信箱。

3. 至於居民自行派單守則,本苑將會根據以往做法如下:

只限該座居民自行派單張到該座信箱,不可進入其他座數。
單張內容須與屋苑事務有關,發件者絕不可在單張內宣傳其公司、職位、公職或作商業上宣傳。
單張須有發件者的具名資料,如個別業戶對單張內容或派發人行為作出訴訟,發件者須自行承擔一切法律責任。
發件者 / 派發人須於派發前向服務處登記以作記錄。

有委員查詢就該區議員委託律師樓的信件之回覆進度;啟勝回覆,有關律師信已交屋苑法律顧問跟進,正待法律顧問草擬回覆信件後,呈交予業委會給予意見再作回覆。

4. 管理公司工作報告
4.1 預計未來三個月招標事宜 啟勝

項目 內容 備註
1. 會所冷氣機房地台重鋪工程 (南翼) 大廈基金預算項目,已完成招標,正進行標書分析
2. 會所冷氣機房地台重鋪工程 (北翼) 大廈基金預算項目,預計11月中旬進行招標
3. 天井位置更換污水喉工程 (第一期) 草擬標書文件中
4. 更換第一座及第十座消防系統控制箱工程 正進行招標
5. 第7座B單位、第8座C單位及第9座G及F單位天面防水工程 正進行招標
6. 第1、2、6、7、8、9座共用大堂天面防水工程 草擬標書文件中
7. 更換屋苑兩條扶手梯為變頻扶手梯工程 草擬標書文件中,預計11月下旬進行招標
8. 駿景園屋苑大閘位置加設八達通拍咭出入閘機工程 草擬標書文件中,預計11月下旬進行招標
4.2 報告滅鼠工作成效 記錄
啟勝報告9月中至11月初的捕鼠紀錄。

4.3 更換因颱風山竹損毀之第五座及十座天台衛星接收器工程 啟勝
由於颱風山竹損毀第五座及十座天台衛星接收器,故需要安排更換衛星接收器。啟勝已於2019年8月21日進行招標,惟未有承辦商回標,故啟勝於9月12日以電郵通知各委員上述情況及改為邀請8間公司報標。

經2019年9月17日重新招標後,有1間承辦商回標,「新意網科技服務有限公司」標價為$195,000。由於回標符合標書之條款要求,故啟勝將安排聘用「新意網科技服務有限公司」,費用為$195,000。有關維修費用會呈交保險公司申請索償。

4.4 數碼通流動電話訊號天線許可權合約事宜 啟勝
有關數碼通於駿景園的流動電話訊號天線許可權合約將於2020年4月30日到期,數碼通初時表示由於經濟考量,建議由現時每月$33,500減至$26,800。

經本處與數碼通進行再作議價,包括由前一份合約價$44,325作微調至$45,000,惟數碼通表示不會接受方案及表示中止租用。經再作議價後,數碼通建議由現時合約$33,500減至$30,150 (-10%),合約期維持3年即2020年5月1日至2023年4月30日,其他合約條款維持不變 。

於會議上未有收到反對意見,故啟勝將與數碼通就駿景園的流動電話訊號天線許可權續約。

4.5 地政處要求修剪7SE-A/F80(1)斜坡樹木事宜 啟勝
就上述事宜,經業委會於9月26日發信及啟勝電話聯絡後,沙田地政處已發出回覆信件,並於11月6日以電郵發送予各委員查閱 。

啟勝於會上報告上一次同類型事件處理安排,而沙田地政處已到場視察,並表示修剪期間需封路。將要求沙田地政處協助提供長遠解決方法。

4.6 駿景閣會所天面三角玻璃防水工程 啟勝
由於駿景閣會所天面三角玻璃防水已老化,需安排進行防水工程。服務處已於2019年10月16日就防水工程之標書進行公開招標,共有5間公司回標,所有回標經標書查詢後均符合標書之條款要求,最低標公司報價為「保誠工程有限公司」,標價為$670,000 。

承辦商 投標價
1. 保誠工程有限公司 $ 670,000
2. 進滙 (亞洲) 有限公司 $ 720,000
3 力拓工程有限公司 $ 752,500
4. 國鴻工程有限公司 $ 902,500
5. 美豐行工程服務有限公司 $ 1,225,450

由於「保誠工程有限公司」標價最低,費用為$670,000,故啟勝將安排由「保誠工程有限公司」承辦工程。

主席提醒啟勝,承辦商須預先提供去水槽草圖作審批,並須於12月20日前拆除會所全部棚架,如未能如期拆除,將按標書條款扣除罰款。

5. 其他事項
5.1

討論事件時,委員何偉樂先生並不在席。而本區候選人包括周曉嵐先生,何偉樂先生及蕭顯航先生。

鄒委員表示就第五次業委會會議記錄第 5.2 項內,有社區主任文宣提及陌生人尾隨住客進入屋苑事件,有委員認為該描寫與事實不符,在會議記錄刊登後,兩名女事主希望透過鄒委員澄清,指當時保安員確實有與她們對話及要求離開,並確認文宣內容無誤。鄒委員表示,聽取該事主對事件細節描述後,傾向相信確有此事發生。

啟勝補充,就事件已向該名保安員會面及取口供,其表示並沒有要求事主離開。啟勝認為鄒委員翻看閉路電視記錄後,亦應持平看待事件。

主席重申上次會議已提及是收到有一名社區主任透過通函郵寄單張講述事件。惟發覺單張部份內容失實,必須作出澄清以正視聽,是針對在單張上內容。

其後,該名社區主任亦有陪同兩名女事主出席與業委會及啟勝安排的會面及一同翻看閉路電視紀錄。主席認為根據閉路電視紀錄及保安員口供,認為保安員口供較可信。

鄒委員表示在香港社會撕裂的環境下,業委會應該盡可能以最良善意願去理解各候選人的宣傳,除非真的能肯定證實與事實不符。

鄒委員表示,尊重業委會及服務處,在業委會期間在各位身上獲益良多,歡迎各委員的意見和批評,此次表述並無意作出任何冒犯,只希望在這敏感時刻將事主澄清和自己的立場,記錄在會議記錄上。

記錄
5.2 公眾公園暫停開放事宜 記錄
有委員查詢公眾公園暫停開放原因。

啟勝回覆公眾公園內正進行拆除花棚及油漆工程,故公眾公園暫停開放直至今星期六,其後會回復正常開放。

6. 訂定下次會議日期 啟勝
會議於晚上十時十五分完結。下次會議日期待定。

副主席 葉偉華 秘書 鄒宇熙

備註: 本委員會之所有討論及議決案,皆依據本園公契第五十一及六十段作出,供經理人參考及在專業詳細判斷後加以採納及推行。業委會提醒經理人及/或其代理人:根據本園公契第三章列明,本園所有管理政策之制訂及執行,皆由經理人,及/或其代理人全部承擔。