駿景園業主委員會 – 法律、財務及合約小組 第二十四屆第一次會議記錄
駿景園業主委員會 – 法律、財務及合約小組
第二十四屆第一次會議記錄
日期 : 2021年1月5日(星期二)
時間 : 晚上8時
地點 : ZOOM會議
| 出席 | : | 李秀媚女士 | – 小組召集人 |
| 呂慕選先生 | – 小組成員 | ||
| 周啟誠先生 | – 小組成員 | ||
| 郭詩雅女士 | – 高級物業及設施經理 啟勝管理服務有限公司(服務處) | ||
| 方卓傑先生 | – 高級物業主任 啟勝管理服務有限公司(服務處) (記錄) | ||
| 未克出席 | 趙偉標先生 | – 小組成員 | |
| 黃輝帆先生 | – 小組成員 | ||
| 郭覺源先生 | – 小組成員 | ||
| 姜海德先生 | – 小組成員 |
| 列席住戶 | : | 3名 |
會議內容 :
| 於會議開始前，服務處向各小組成員作出以下善意提醒：「服務處提醒各委員，在進行討論或投票揀選承辦商承接屋苑工程或服務時，如委員認識或與承辦商有私人或商業往來關係，應主動申報利益；而管理公司如遇上述情況，亦會作出利益申報。」 | 記錄 | ||
| 1. | 歡迎各成員 | ||
| 小組召集人歡迎各成員。 | 記錄 | ||
| 2. | 報告/討論下列事項： | ||
| 2.1 | 匯報2020年8月份至11月份之財務狀況 | 服務處 | |
| 服務處簡報2020年8月份至11月份之財務狀況、管理費基金及大廈基金盈餘。服務處指出有關收支帳中「管理處費用」支出較預算高的原因，是基於疫情影響，本年初開始購買防疫物資，而有關支出入帳該會計項目所致，又「維修保養-大廈結構及設備」支出較預算低之主要原因是部份承辦商於完成工程後未有交齊文件上單找數，因而未有支帳記所致。
另外，服務處報告啟勝已把政府批出的第二期計劃補貼全數用作支付員工工資，並已根據涵蓋於計劃下的駿景園員工所獲的資助金額，全數撥至駿景園的日常物業管理賬戶，並入賬在2020年11月份的屋苑帳目收支表。
經討論後，小組成員提出下列查詢及建議: · 服務處需不時審視2021年及2022年預算支出是否按計劃支出 · 審視工程費用支出盡快入賬以反映實際開支情況 · 提供2021年屋苑財政預及2020年11月份的財務報表予新小組成員 |
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| 2.2 | 匯報2019年核數報告進度 | 服務處 | |
| 服務處報告2019年核數報告已完成及核對，正待總公司及會計師樓簽署。
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| 2.3 | 匯報現時屋苑資產及物料記錄 | 服務處 | |
| 服務處表示現時屋苑資產及物料記錄會按公司要求每年進行一次物料數量檢查。
經討論後，小組成員要求較高價值的資產應列出詳細資料，而物料數量只需記錄檢查日期及數量，以及留意物料有效日期。 |
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| 2.4 | 匯報現時屋苑保養及服務主要合約 | 記錄 | |
| 服務處簡報現時屋苑保養及服務主要合約，表示一些主要屋苑大型合約，包括清潔服務、園藝服務、會所泳班教練服務合約、穿梭巴士服務、2020及2021年屋苑核數服務將於2021年屆滿，故本處預算於2021年2月下旬舉辦之特別業主大會由各業主投票決定。
另外，就屋苑清潔、園藝、穿梭巴士、會所泳班教練及核數服務合約已早前於12月8日在會所一樓宴會廳進行開標，開標過程由服務處、駿景物管及2位業委會委員參與。由於屋苑核數服務合約沒有回標，故2020及2021年核數服務已於12月17日重新招標，並在2021年1月7日截標及交業主特別大會上議決。 |
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| 3. | 其他事項 | ||
| 3.1 | 服務合約標書條款事宜 | 服務處 | |
| 有列席住戶表示應在服務合約標書內加入可以書面通知，並以原價延長合約期條款，如3個月至6個月，以便屋苑能更彈性處理招標安排。服務處會審視有關標書條款安排。 | |||
| 3.2 | 平台車閘運作事宜 | ||
| 有列席住戶查詢平台車閘運作及現時承辦商合約期事宜。服務處回覆現時車閘運作正常，而有關合約保固期至2022年6月15日完結。 | |||
| 4. | 訂定下次會議日期 | 記錄 | |
| 待定 | |||
會議於晚上9時15分結束。
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小組召集人 李秀媚